पत्र एवं रिपोर्ट लेखन कुछ वर्षों में यूपीएससी अंग्रेज़ी अनिवार्य (English Compulsory) के रचना (Composition) खंड में एक उप-प्रश्न के रूप में पूछा जाता है — कभी निबंध के विकल्प के रूप में, तो कभी व्याकरण एवं प्रयोग वाले खंड के अंग के रूप में। इसका भार 15–20 अंक रहता है। औपचारिक पत्र की परम्पराएँ, रिपोर्ट की संरचना, और रजिस्टर (Register) — ये ही परीक्षण-योग्य कौशल हैं।
यूपीएससी किस-किस प्रारूप में पूछ सकता है
- किसी सरकारी अधिकारी अथवा समाचार-पत्र के संपादक को औपचारिक पत्र
- आधिकारिक ज्ञापन (Memorandum) या सूचना (Notice)
- किसी दी गई स्थिति पर आधारित रिपोर्ट (दुर्घटना, निरीक्षण, समिति की बैठक)
- बैठक की कार्यवृत्त (Minutes) — दुर्लभ, परन्तु पिछले 15 वर्षों में दो बार पूछा गया
औपचारिक पत्र की संरचना
- प्रेषक का पता (ऊपर-दायाँ अथवा ऊपर-बायाँ, व्यक्तिगत नाम नहीं)
- पते के नीचे तिथि
- प्राप्तकर्ता का पदनाम और पता (ऊपर-बायाँ; यदि प्रेषक दाईं ओर है तो उसके नीचे)
- विषय पंक्ति (Subject line) — संक्षिप्त, कैपिटल लेटर में, अनुमति हो तो बोल्ड
- संबोधन (Sir/Madam; औपचारिक पत्र में कभी भी Dear Sir नहीं)
- मुख्य भाग — तीन अनुच्छेद: संदर्भ, मुख्य विषय, कार्यवाही की अपील
- समापन (Yours faithfully/sincerely) और नीचे हस्ताक्षर, नाम, पदनाम
नमूना पत्र: नगर आयुक्त को शिकायत
12 Gandhi Road
Mumbai – 400 001
17 April 2026
The Municipal Commissioner
Municipal Corporation of Greater Mumbai
Mumbai – 400 001
Subject: Request for Immediate Repair of Broken Sewage Line on Gandhi Road
Sir,
I am writing to bring to your notice that the sewage line along Gandhi Road, in Ward 201, has remained broken for the past fifteen days. The overflow has caused stagnant water to collect along a 200-metre stretch, leading to mosquito breeding and a strong odour that affects residents and passers-by.
Repeated complaints to the ward office since 2 April have not yielded any action. I respectfully request that you direct the concerned engineer to inspect and repair the line at the earliest, and to spray the area with disinfectant to contain the health hazard.
Your prompt intervention will be deeply appreciated by the residents of Gandhi Road and the surrounding lanes.
Yours faithfully,
[Signature]
Ramesh Sharma
President, Gandhi Road Residents’ Welfare Association
रिपोर्ट लेखन: क्या अंतर है
पत्र के विपरीत, रिपोर्ट वर्णनात्मक एवं निर्वैयक्तिक (Impersonal) होती है। लेखक किसी नामित पाठक के लिए (वरिष्ठ अधिकारी, समिति, न्यायालय) घटनाओं, साक्ष्यों तथा निष्कर्षों का विवरण प्रस्तुत करता है। रिपोर्ट में भूतकाल, अन्य पुरुष (Third person) का प्रयोग होता है और प्रथम पुरुष (First person) सर्वनामों से बचा जाता है।
औपचारिक रिपोर्ट की संरचना
- शीर्षक (Title): वर्णनात्मक, कैपिटल लेटर में
- To / From / Subject / Date (अंतर-कार्यालय मेमो शैली में)
- परिचय (Introduction) — एक अनुच्छेद जिसमें उद्देश्य एवं कार्यक्षेत्र (Scope) स्पष्ट किया जाए
- निष्कर्ष-बिंदु (Findings) — बुलेट बिंदु अथवा क्रमांकित अनुच्छेद
- विश्लेषण (Analysis) — निष्कर्षों की व्याख्या
- अनुशंसाएँ (Recommendations) — विशिष्ट, क्रियान्वयनीय, क्रमांकित
- हस्ताक्षर, नाम, पदनाम
नमूना रिपोर्ट: सड़क दुर्घटना जाँच
TITLE: REPORT ON THE ROAD ACCIDENT ON NH-8 ON 14 APRIL 2026
To: Superintendent of Police, Gurgaon District
From: Inspector, Manesar Police Station
Date: 17 April 2026
1. Introduction
This report details the accident that occurred on National Highway 8, near kilometre marker 62, on the evening of 14 April 2026 at approximately 19:40 hours.
2. Findings
(a) Two vehicles were involved — a private car (registration HR-26-BK-2041) and a goods truck (registration DL-01-GB-8823).
(b) The weather was clear; visibility was good.
(c) Skid marks indicate the truck was travelling at approximately 80 km/h in a zone restricted to 60 km/h.
(d) The car sustained front-end damage; the driver was moderately injured and admitted to Medanta Hospital.
(e) No fatalities were recorded.
3. Analysis
The collision appears to have been caused primarily by the truck’s excessive speed. The absence of road signage at the approach to the flyover may have contributed to the driver’s misjudgement.
4. Recommendations
(a) FIR against the truck driver under Sections 279 and 337 IPC.
(b) Request the NHAI to install speed-warning signs at the approach to the flyover.
(c) Deploy additional patrol units on the stretch during peak hours.
[Signature]
Rajendra Singh
Inspector, Manesar Police Station
रजिस्टर एवं लहजा (Tone)
| संदर्भ | सही वाक्यांश | परिहार्य |
|---|---|---|
| आरम्भ (Opening) | I am writing to… | Hi, I just wanted to… |
| अनुरोध | I respectfully request… | Please do the needful |
| शिकायत | I wish to bring to your notice | You have totally failed to |
| समापन | Yours faithfully | Best regards / Thanks |
| रिपोर्ट की निष्पक्षता | It was observed that | I think that |
पत्रों एवं रिपोर्टों में विशिष्ट सामान्य त्रुटियाँ
- sincerely (नामित प्राप्तकर्ता के लिए) और faithfully (अनामित के लिए) का मिश्रण
- औपचारिक पत्रों में संक्षेपित रूप (Contractions) का प्रयोग — जैसे can’t, won’t
- रिपोर्ट में प्रथम पुरुष सर्वनामों का प्रयोग
- विषय पंक्ति छूट जाना
- आरम्भ का अत्यधिक लंबा होना — उद्देश्य पहले ही वाक्य में स्पष्ट करें
अभ्यास हेतु विषय
- अपने शहर में जल संकट पर संपादक को पत्र
- किसी कार्यालय भवन में अग्नि-दुर्घटना पर रिपोर्ट
- छात्र-कार्यक्रम के लिए सेमिनार हॉल का अनुरोध करते हुए प्रधानाचार्य को पत्र
- अस्पताल की सफाई में सुधार हेतु समिति की रिपोर्ट
- यातायात की भीड़-भाड़ पर पुलिस आयुक्त को पत्र
सामान्य प्रश्न
क्या यूपीएससी अंग्रेज़ी अनिवार्य में पत्र लेखन हमेशा पूछा जाता है?
हर वर्ष नहीं। प्रत्येक 10 में से 3–4 पेपरों में पूछा जाता है, सामान्यतः 15–20 अंकों के रचना प्रश्न के रूप में।
‘Yours sincerely’ लिखूँ या ‘Yours faithfully’?
जब प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित किया गया हो (Dear Mr Sharma) तब ‘Yours sincerely’; जब संबोधन Sir/Madam हो तब ‘Yours faithfully’।
क्या मैं रिपोर्ट में बुलेट बिंदुओं का प्रयोग कर सकता हूँ?
हाँ, निष्कर्ष-बिंदु (Findings) और अनुशंसा (Recommendations) खंडों में। परिचय और विश्लेषण गद्य में ही रखें।
औपचारिक पत्र कितना लंबा होना चाहिए?
लगभग 150–200 शब्द — तीन अनुच्छेद: संदर्भ, मुख्य विषय, समापन अनुरोध।
क्या मैं नाम और पते बना सकता हूँ?
हाँ। तटस्थ काल्पनिक नाम प्रयोग करें (Ramesh Sharma, 12 Gandhi Road)। उत्तर-पुस्तिका में अपना वास्तविक नाम कभी न लिखें।
क्या औपचारिक लेखन में संक्षेपित रूप (Contractions) मान्य हैं?
नहीं। सभी औपचारिक पत्रों और रिपोर्टों में ‘can’t’ के स्थान पर ‘cannot’, ‘won’t’ के स्थान पर ‘will not’, ‘haven’t’ के स्थान पर ‘have not’ लिखें।
